后台统计报表如何设计？

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在系统后台，我们看到最多的就是一张张报表。有的人对报表的第一印象肯定是“嗨，表格嘛，就和excel表格差不多，有什么可难的”。统计报表虽然看起来简单，但后端产品中，统计报表是非常重要的，在设计的过程中还是有很多小细节和注意事项的。今天我们就来谈一谈统计报表的设计。

了解用户需求

拿到了报表需求后，首先去了解报表在业务中的使用场景，仔细地去分析用户的需求。这个时候可以利用“5W1H”理论来梳理和提炼需求。

• Why——为什么要设计这张报表？（用户的目的是什么）
  
• What——报表有哪些内容?（表格内容有什么）
  
• Who——报表给谁看？（报表的目标用户是谁）
  
• When——什么时候看报表？（查看报表的频率，是每天/每周/每月/每年）
  
• Where——报表要放在哪儿？（报表要放在系统的哪个模块）
  
• How——怎么执行？（怎么设计这张报表）
  

举个电费统计报表的例子：

• 用户想统计用电量；
  
• 报表要有区域、电表名称、尖峰平谷总的用电量；
  
• 报表给物业管理人员查看；
  
• 每月20号看报表；
  
• 报表放在电量统计模块 。
  

结合用户的业务需求和“5W1H”理论，能把报表需求大概整理出来，接下来就是进入报表设计阶段。
设计报表

1. 表格字段

表格是统计报表的核心模块，在选择字段的时候，应该充分考虑业务，理解查看报表的人的需求。
如果是信息记录的表格，例如：租客的信息列表。

• 首先需要考虑租客的信息，例如：租客姓名、联系方式、身份证件号码；
  
• 其次要考虑该租客的居住信息，例如：房源地址、管理中心、所属管家、入住时间、办理时间、居住状况。
  

这些字段就基本上涵盖了管家想了解一个租客的所有信息。

如果系统本身有实名认证的流程，那租客姓名后还需要增加实名认证的标志，以此来对租客进行区分。

如果是数据统计表格，例如：电量统计表，则需要确定在实际业务中电表的安装和计量。
电量统计表包括两部分：电表和读数。
和电表有关的字段有房间区域、电表名称，和读数有关的字段则稍微复杂一些。如果该报表是直接计算费用，则一个总电量就够了；如果该报表是需要记录不同时段的用电量，则需要有“尖”、“峰”、“平”、“谷”这几个字段。
当然这需要根据城市具体情况来选择，有的城市没有“尖”这个时段，例如厦门就只有“峰”、“平”、“谷”。

还有一个需要注意的点是数据的读取，需要确定好规则。像租客信息的字段大家都默认好了，前后台的名称定义是一致的，姓名就是姓名，不会说前端展示是姓名，后台录入数据的时候，姓名实际上是年龄。
但是电表相关的字段就可能会出现这样的问题，由于各地业务不一样，区域、位置、名称这几个名词的差异性、独特性不够，有的时候用户默认的规则不一样，导致读取数据后，展示数据时，容易误导用户。所以在PRD中，需要定义好名词的规则。
例如下图：就需要对应好前端展示和后台的名词。

2. 筛选条件

筛选条件是用户能够精准查找自己想要的信息的重要手段，筛选条件一般是跟着表格字段来确定的。换句话说，筛选条件的维度是表格里的某些重要字段，但并不意味着将表格所有的字段，都做成筛选条件就是最全面的筛选。
在这个过程中，需要仔细思考那些筛选条件对用户是有用的，哪些筛选条件并没有多大意义。
举个例子：租客信息的表格，则常用的筛选条件就会有小区地址、姓名、电话、入住日期、居住状况，这大致就是管家们能够锁定自己想要找的租客的指标了。

这些指标有一些共性：通用、好记、独特。
通用的意思就是大部分筛选都这么筛，找租客就得有姓名和住址；好记就是这些维度都不难记，小区名词、租客姓名，这些都能短期记住。像身份证号码这种就不适合作为筛选条件，除非是数据量非常大、重名率非常高的情况下，只有身份证号才能实现精准搜索，但这种可能就是国家或地区层面的搜索。
而数据统计的报表的筛选条件，毫无疑问，时间段的选择是最重要的。普遍的做法就是让自己自定义选择，但也有些产品做得很好，将用户常用的指标提炼出来，例如：“今天”、“昨天”、“最近3天”、“最近7天”、“本月”、“本季度”等用户常关注的指标作为选项。这样的话，省去了用户对照日历选时间的麻烦，能够快速地进行操作。
当然除了时间选择，还会有一些其他得筛选条件。例如：电量统计表，则还需要要小区、房间、电表名词等筛选条件。
3. 导出报表

筛选到了自己想要的数据，有的用户需要导出报表，进行后续的业务上的使用。在设计报表中，则需要定义好报表的下载方式、报表的文件格式、命名规则、表格样式等内容。
4. 用户友好

确定好筛选条件、表格字段、导出格式这三个部分，基本上一张后台报表就完成了。但仅仅是功能完成了，再加上细节能够让报表更完整。
例如：在表格上方展示关键数据的汇总信息，这也是近年来报表的改进，将一些关键指标的汇总信息展示在表格上方，用户能够快速直观地看到数据的大致情况。

还有一个就是指标的备注，在统计报表中，尤其是财务类的报表，统计维度较多，规则和计算都比较复杂。不太熟悉业务的用户在看的时候难度很大，这时候就需要备注说明来引导用户。这样也给冷冰冰的后台报表增加了一丝温度。
说明的样式，多为鼠标悬浮展开以及表格底部说明两种。


完善PRD

最后就是写PRD。
根据产品经理的个人习惯和公司的习惯的不同，PRD的格式会不尽相同。但最重要的一点，PRD一定要详尽。虽然报表的功能不多，但是一些时间、规则还是需要定义清楚。
不然的话，会影响开发和测试的阅读体验。在评审需求的时候，也会有大量的问题涌向你的哦。
#专栏作家#

异彩，微信公众号：一只蜗牛慢慢跑，人人都是产品经理专栏作家。从事房产管理系统的产品工作，关注To C产品的交互设计、运营、结构设计和商业模式。在成为一名优秀的产品人的路上努力前行。
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题图来自Unsplash，基于CC0协议

fhmy

dgjsldkjg

对，所以一般查看能耗这种图，一定要控制时间范围，一般都是让用户最大范围选7天

savage314000

后台管理系统，看简单，其实就是一个深坑，放什么数据，放多少，怎么放，用户对数据可以进行什么操作，用户怎么快速找数据，权限的分配。一大堆东西，头大啊！

lengweijun

最近刚好在看这类文章，就推到一篇，受教了~~

2020-mark

个人观点：设计查询时一定考虑获取数据量的控制，也就是时间范围的控制，如果不考虑会死人的。